Administração Virtual

Administração Virtual

Conceito

Atualmente o conceito de Administração Virtual vem sendo cada dia mais estudado e aplicado nas organizações em seus processos e serviços. Essa administração baseia-se na evolução do individuo em seu processo de autogestão, assim desenvolvendo suas atividades em uma estrutura simples, flexível e adaptável, com tramitação de informações em tempo real, visando sempre o seu cliente como parte mais importante do processo. Seu maior diferencial é a rapidez e a proximidade que a administração virtual proporciona.

Pontos positivos da Administração Virtual 

Esse modo de administrar vem revolucionando cada dia mais as organizações. Sua correta aplicação, trás como consequência positiva a valorização do trabalho em equipe a descentralização das tarefas e responsabilidades, porém, a centralização ainda se faz necessária, pois ainda existe nas organizações virtuais um líder que direciona os comandos para a equipe, o que realmente difere é que na administração virtual, líder e liderado não precisam necessariamente estar próximos fisicamente e isso por sua vez proporciona melhores resultado quanto ao atendimento ao cliente e ao trabalho como um todo. “Sistemas e Tecnologia de informação tornaram-se componentes vitais quando se pretende alcançar o sucesso de empresas e organizações e, por essa razão, constituem um campo de estudo essencial em administração e gerenciamento de empresas.”  (O´Brian, James S.| – Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da internet, 3º ed. p. 3 – São Paulo: Saraiva, 1936)

Um exemplo que podemos citar é: Uma organização que antes investia em relatórios impressos, propostas comerciais e apresentações etc., hoje substituiu esses documentos pela disponibilização das informações por email e/ou fax, assim minimizando os custos e maximizando os lucros.

Pontos Negativos da Administração Virtual 

Sabemos que a administração virtual facilitou muito a vida dos gestores e simplificou as transações de compra e venda pela internet, contudo devemos deixar claro que a administração virtual não é feita somente de pontos positivos, ela também carrega pontos negativos, o que é basicamente normal em todos os sistemas organizacionais. Um dos maiores pontos negativos é quanto à venda de produtos e serviços, ou seja, a falta de compromisso com a data de entrega e/ou a falta de fidelidade com as características do produto. Por isso muitas empresas que antes, como organizações formais e estruturadas fisicamente eram vistas como players formados e reconhecidos por sua acentuada participação no mercado, sempre com qualidade e eficiência nos processos, contudo hoje com atuação virtual, essas empresas acabam não fazendo jus ao que antes eram. Perderam a qualidade com a virtualização dos processos e serviços.

Um exemplo que podemos citar é: Um líder de uma empresa envia um email para seu assistente de recursos humanos, esse email por situações adversas não chega a seu destino e/ou chegar alterado com informações que diferem das originais. Isso interfere drasticamente no seu desempenho organizacional, pois falhas na comunicação hoje representam boa parte das dificuldades enfrentadas pelas organizações e pela sociedade como um todo.

Sistemas

Fica definido como sistema a interação e relação de partes, unidades que quando unidas a outras formam um todo. A organização também pode ser considerada um sistema, haja vista que sua estrutura é composta por partes. “Sistema pode ser definido simplesmente como um grupo de elementos inter-relacionados ou em interação que formam um todo unificado.”  (O´Brian, James S.| – Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da internet, 3º ed. p. 7 – São Paulo: Saraiva, 1936)

Existem diversos sistemas atuantes no mercado, os abertos com processamento e tramitação de informações em ambiente externo e os fechados com processamento e tramitação de informações em caráter sigiloso, por isso em ambientes internos e restritos.

Mas devemos tomar cuidado com a implantação de novos sistemas. Temos que considerar as particularidades de cada empresa e considerar o ambiente no qual ele será inserido. “Como se pode melhorar um sistema de informação quando se sabe muito pouco sobre o ambiente organizacional no qual esse sistema está inserido?”  (O´Brian, James S.| – Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da internet, 3º ed. p. 331 – São Paulo: Saraiva, 1936)

Um deles é o Sistema biométrico de frequência de funcionários que substituiu o sistema antigo de cartão de ponto que durante anos registrou entrada e saída de servidores das organizações. Hoje com esse sistema fica completamente digitalizado esse controle, assim evitando possíveis irregularidades que antes eram frequentes.

Esse sistema é considerado sistema misto, pois possuem características de sistema aberto e sistema fechado ele também considera as questões de feedback e controle.

Feedback: são dados sobre o desempenho de um sistema. Os dados sobre o desempenho de vendas, por exemplo, são feedback para gerente de vendas.

Controle: envolve monitoração e avaliação do feedback para determinar se um sistema está se dirigindo para a realização de sua meta. Em seguida a função de controle faz os ajustes necessários aos componentes de entrada e processamento de um sistema para garantir que seja alcançada a produção adequada. Um gerente de vendas, por exemplo, exerce controle quando realoca vendedores para novos territórios de vendas depois de avaliar o feedback sobre seu desempenho de vendas (O´Brian, James S.| – Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da internet, 3º ed. p. 8 – São Paulo: Saraiva, 1936)

1 – O funcionário registra sua biometria no relógio no horário estabelecido (entra e saída); (sistema aberto) 

2 – O Sistema do relógio envia essas informações via internet para a central de processamento de dados; (sistema fechado)

3 – Essas informações estando disponíveis na central de processamento de dados serão analisadas por um técnico que abonara possíveis faltas médicas e/ou descontara atrasos e faltas injustificadas; (sistema fechado)

(Sistema fechado)

5 – O servidor receberá seus honorários e em posse do holerite verificará seus dias trabalhados. (sistema aberto)

Por isso o sistema de frequência biométrico quase que anula as fraudes, claro como todo o sistema possui falhas ele ainda requer muitas melhorias, mas analisando historicamente essa questão, vemos que as melhorias não demoraram, pois, para empresas de grande porte, principalmente empresas de administração pública como as prefeituras, isso facilitou e evitou que servidores públicos municipais ganhassem por dias que não estavam no seu ambiente de trabalho.  

Contudo devemos tomar cuidado, pois nenhuma empresa funciona somente em sistemas abertos e nem em sistemas fechados, o ideal é que elas funcionem em sistema misto/dinâmico, liberando algumas informações e restringindo o acesso a outras, assim evitando a entropia e/ou a falência da organização por conta da exaustão, ou seja, sobrecarga de informações.

O Administrador Virtual

Os administradores virtuais são basicamente separados por quatro tipos (pioneiro, reformador, multiplicador, guerrilheiro do mercado), esses profissionais possuem características e funções diversas, contudo sua atuação deve sempre estar direcionada para o real objetivo da organização e deve também estar em perfeita sintonia com a atuação dos demais, até porque a atuação virtual é facilmente prejudicada pela falta de contato, ou seja, a facilidade das informações não serem interpretadas corretamente e assim venham a prejudicar os processos organizacionais é quase que o dobro em situações onde as partes envolvidas não estejam próximas.

Temos para cada colaborador mencionado as seguintes definições:

Pioneiro

Desenvolvedor de novos produtos e serviços, assim criando mercados inovadores e iniciando sua atuação no mesmo como legitimo pioneiro. Tais como comercio eletrônico e softwares específicos.

Reformadores

São pessoas que inovam os processos já existentes, ou seja, o pioneiro tem uma ideia e o reformador vem e melhora essa ideia, assim diferenciando a ideia inicial da ideia reformulada. Para que haja o pleno entendimento exploraremos a história da telecomunicação, ou seja, quem inventou o telefone e como dessa ideia surgiu o celular.

Entre os anos de 1850 a 1862 foi inventado o telefone fixo por Antonio Meucci, essa ideia proporcionou grande facilidade para a comunicação da época que se encontrava precária. Essa ideia foi pioneira na comunicação telefônica, porém mais tarde em 1973 com a Motorola inovando e reformulando a ideia inicial de Antonio Meucci, lançou seu primeiro aparelho celular modelo Dyna TAC 8000X.  nos EUA, que executava as mesmas funções do telefone fixo, porem de fixo se tornou móvel e portátil, esse aparelho dava liberdade para o seu usuário sair e executar da rua o que antes só era possível somente em casa ou em estabelecimentos que tivessem o aparelho instalado.

Multiplicadores

Esses profissionais aderem às novas tecnologias e fazem uso de todas as possibilidades que elas proporcionam, para o melhoramento da qualidade dos processos e serviços por ele desenvolvidos. Esse profissional tem a capacidade de disseminar informações e incitar os demais para a utilização dessa nova ideia.

No campo da administração virtual, ele representa o divulgador, aquele que está sempre disposto a aprender e ensinar, coisas que no campo virtual é basicamente essencial, haja vista que as formas de lidar com os processos mudam do dia para a noite.

Guerrilheiros do Mercado

Esses são aqueles que estabelecem as formas de ultrapassar os concorrentes e utilizam da velocidade e praticidade que a internet disponibiliza, faz em tempo real aquilo que antigamente seria feito em dias, meses ou anos. Eles carregam a característica de guerrilheiros, pois pensam estrategicamente e aplicam esses conceitos de maneira rápida e precisa, tendo quase sempre um retorno positivo. 

Esse profissional recebe esse nome, pois, utilizam características de guerrilha, algumas delas são força e a precisão em seu modo de atuação. E essas características hoje se fazem necessárias, pois o mercado é complexo e competitivo. Sendo assim necessita de formas de atuação diferenciadas.

Um exemplo que podemos citar é: Quando visitamos um site na internet e logo quando abrimos a pagina nos deparamos com uma mensagem, uma informação que independentemente da nossa vontade somos obrigados a receber, pois ela obstrui a informação que realmente estávamos procurando.

Gerencia da Organização Virtual

O gerente de uma organização virtual tem que ter em mente que o trabalho não acontece se não houver trabalho em equipe. Ele por representar uma importante figura da organização deve estar sempre disposto a colaborar e sempre que necessário desempenhar funções que teoricamente não sejam de responsabilidade dele.

Esse profissional tem que estar como qualquer outro membro da administração virtual atento a mudanças e tecnologias, ele deve possuir essa sensibilidade para que nada fique para trás.

Ele deve praticar a administração sistêmica, ou seja, determinar as partes e delegar a elas responsabilidades e unir todas elas em uma visão holística, assim obtendo a visão do todo, é como funciona o corpo humano, uma parte sozinha é uma parte sozinha, mas todas juntas formam o corpo com todos os seus segredos de sistemas fechados e todas as suas informações de sistemas abertos.

Para que haja pleno entendimento do conhecimento exposto, deixamos como exemplo o seguinte:

Um ser humano possui as seguintes partes: coração, fígado, rins, celebro, pulmões entre outros, chamadas de órgãos, eles podem representar nesse exemplo o sistema/setor/departamento que estamos explicando. Eles sozinhos são vistos apenas como órgãos, unidade vulneráveis que não desempenham qualquer função. Mas juntas integrando e interagindo em um conjunto de sistemas chamado de corpo que neste caso representa a organização como um todo. Neste corpo elas desenvolvem funções vitais.

É exatamente essa a visão que a gerencia virtual e a não virtual tem que ter! partes soltas não desenvolve absolutamente nada, contudo partes unidade desenvolvem e consolidam a ideia de sucesso. Pois, caminham juntas para a conquista do objetivo.

A loja virtual

O que antes era privilegio de poucos, hoje se torna acessível a todos, a internet hoje, pode ser acessada de casa ou da rua por meio de notebooks, laptops, desktops e do celular. O acesso à rede está mais fácil, consequentemente a criação de novas lojas virtuais se tornou mais simples e menos complicado.

Existem atualmente centenas de empresas especializadas em prestar assistência às companhias nessas questões, elas já trazem para os empresários modelos prontos e/ou desenvolvem um modelo especifico para cada empresa, levando em consideração o campo de atuação da empresa, seu público alvo, sua disponibilidade financeira para o investimento etc.

Existem quatro fundamentos para que a empresa virtual conquiste a vitoria e o sucesso no mercado, veja quais são eles e como eles devem ser aplicados:

1 – Manter o Conteúdo “fresco”:

Para atuar no mercado virtual é necessário muita disponibilidade e sacrifícios. Em uma loja virtual é imprescindível a continua atualização das informações.

Sua loja deixa de ser competitiva à medida que suas informações ficam desatualizadas, é necessário que tenha alguém sempre atualizando, criando novas chamadas, desenvolvendo novas ofertas, lançando novos produtos etc. Ela deve chamar a atenção do público!

2 - Integrarem-se com Redes Sociais

Fazer parcerias e investir em propaganda e divulgação sempre resultou em grandes e sólidos resultados, e hoje isso não é diferente. A única diferença é que hoje temos a nosso favor as redes sociais, as mais famosas são: facebook, twitter e orkut, além delas ajudarem na divulgação e exposição da loja, elas proporcionam a agregação de “seguidores” que estão constantemente antenados e prontos para divulgar novas ofertas.

Mas, tudo aquilo que traz pontos positivos também traz pontos negativos, ao mesmo tempo em que as redes sociais ajudam na divulgação da loja virtual, elas podem prejudicar, pois elas mostram para milhares de seus usuários também as opiniões de pessoas que já fizeram negócios com determinadas lojas e se esses negócios não foram bons, ou seja, não trouxeram prazer ao consumidor, ele certamente registrará todo o seu desconforto e outros poderão se basear nessas informações.

Fora os sites que disponibilizam espaços para registrar opinião referente à transação efetuada. Existem também sites que trabalham somente nesse sentido, eles atuam diretamente no suporte ao consumidor que se sente lesado, seja por produtos com defeitos, mau atendimento, demora na entrega, entre tantas outras possibilidades que podem desagradar o consumidor. E isso consequentemente gera má fama para a empresa, que encontra-se em constante avaliação por seus clientes.

3 - Pratique um comercio Fácil

              Quanto menos burocracia tiver, melhor! Clientes virtuais procurando facilidade e agilidade, por isso quanto mais dificultoso for o processo na hora da compra mais facilmente ele desistirá de comprar na sua empresa e procurará o seu concorrente que certamente oferecerá formas de compras mais facilitadas.

              Utilize o pagamento a crédito, isso ajuda no crescimento da empresa e facilita ainda mais a vida dos compradores que cada vez mais estão substituindo o dinheiro pelo cartão de crédito.

4  -  Força total com SEO 

              A utilização de palavras-chaves é essencial, isso ajuda a empresa virtual a ser localizada por mecanismos de busca. Existem milhares de lojas virtuais, pensar estrategicamente em palavras, títulos que sozinhos mostrem o que sua loja vende, como ela trabalha e onde ela se situa.

Produto Virtual

O produto virtual é aquele que está teoricamente pronto para a venda, porém sabemos que empresas virtuais quase nunca trabalham com estoque. Elas não possuem espaços físicos para armazenar esses produtos, por isso trabalham com a “ideia” do produto.

Elas vendem e depois da confirmação da compra do cliente, é que elas compram do fornecedor, isso teoricamente seria uma atitude eficiente e eficaz, contudo é justamente isso que muitas vezes prejudica o trabalho, pois o fornecedor pode não cumprir com os prazos e assim gerando atrasos na data da entrega 

Esses produtos estão disponíveis para visualização em vitrines virtuais e para chamar a atenção do cliente, muitas vezes essas informações são maquiadas, como a maioria trata-se de fotos, elas são alteradas em programas de photoshop, isso faz com que o cliente espere um produto e receba outro.

Isso também gera problemas para a loja virtual, além do processo de troca, também gera custos para a empresa que deverá estornar o pagamento e correrá o risco de ter sua imagem manchada por uma reclamação.

Terceirização e sua representação na administração virtual

Uma vez que a administração virtual visa à redução de custo, bem com a agilidade de processos e a minimização da burocracia. A terceirização vem como fator colaborador para que esses objetivos sejam alcançados, pois ela trás em sua essência justamente a agilidade e praticidade que a administração virtual quer. Isso se dá, pois na terceirização delegamos responsabilidades a terceiros, e essas responsabilidades receberam uma maior e melhor atenção, assim evitando falhas e melhorando os processos. 

Esse conceito é parte integrante da administração virtual, pois tem como princípio a disponibilidade e o comprometimento para melhor atende-lo, isso em tempo real, independente das circunstâncias.

Um dos exemplos que podemos citar é: A terceirização do transporte de produtos, uma vez vendido virtualmente o produto será encaminhado para outra empresa que se responsabiliza pelo transporte e entrega do produto. Essa por sua vez recebera e enviará informações que nortearam o vendedor e o comprador quanto à data de entrega e status da transação.

Conclusão

              Falar da Administração virtual nos trouxe conhecimentos validos na forma como devemos atuar caso um dia venhamos a gerenciar uma empresa virtual.

              Consideramos esses conhecimentos obtidos fundamentais para o desenvolvimento de um administrador e/ou técnico em qualidade, pois esse assunto abrange questões da atualidade que devem receber a devida importância, porque quem não inova e aplica novos conhecimentos acaba ficando para trás.

              A administração virtual está em constante mutação, lidar com ela requer obrigatoriamente a constante atualização e inovação, à medida que as informações são transmitidas em tempo real. Assim, o administrador virtual não pode perder tempo. Ele tem que acompanhar tudo o que acontecer no mercado em que ele atua para que não seja pego de surpresa.

              Ele também tem que estar disposto a criar vínculos com outras organizações, saber valorizar sua equipe e interagir com a mesma, pois para a administração virtual, o profissional que não sabe trabalhar em grupo nada pode acrescentar para a evolução da organização em que atua.

              Por tanto, concluímos que a administração virtual é baseada em sistemas de informações e esse mantém uma relação constante com o administrador que é quem alimenta esse sistema com dados e informações. Ele também mantém uma relação com o cliente, pois de imediato é ele quem recebe as informações, sem o pleno funcionamento desse sistema, a organização virtual perderia o rumo e assim chegaria à falência.